Chapitre 4 de la Trousse des Forêts Modèles

Un plan de travail annuel (parfois appelé plan opérationnel, plan d’action ou plan d’activité) relie la planification stratégique aux activités quotidiennes de la forêt modèle. Il aide à établir les priorités, à mettre en œuvre les projets et les activités, et contient une planification détaillée et des budgets précis pour chaque activité.

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ÉTAPE 1 : SÉLECTIONNER DES ACTIVITÉS

Il faut d’abord déterminer les activités à entreprendre au cours de la prochaine année et ensuite élaborer et examiner les activités de façon transparente et inclusive en faisant participer les intervenants à la planification d’ateliers, de groupes de travail ou en sollicitant des propositions de projet. Pour établir l’ordre de priorité des activités possibles et faire le choix final, il est utile de répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les activités et les impacts connexes qui sont essentiels à la réalisation des orientations stratégiques de la forêt modèle?
• Quelles activités doivent être réalisées avant que d’autres puissent être entreprises?
• Quelles activités peuvent être mises en œuvre plus facilement ou plus rapidement?
• L’activité correspond-elle bien aux ressources et aux opportunités disponibles?
• Quels problèmes ou contraintes le projet doit-il surmonter pour réussir?
• Les bénéficiaires cibles sont-ils clairement identifiés? Les bénéficiaires sont-ils aptes, intéressés et disposés à participer?

RÉSULTAT : Liste des activités prioritaires pour chaque secteur de programme.

ÉTAPE 2 : RÉSUMER LES ACTIVITÉS ET LES PROJETS SÉLECTIONNÉS

Créez un résumé de chaque projet ou activité qui comprend les renseignements suivants :

• Nom du projet
• Description : un aperçu de l’activité ou du projet, de son importance ou de sa justification, et des liens entre cette activité et d’autres activités qui ont lieu dans la Forêt Modèle.
• Partenaires : une liste des organisations participant au projet proposé, en soulignant le promoteur principal et les autres organisations participantes.
• Activités : une liste des principales activités, de leurs extrants (produits livrables) et des dates d’achèvement prévues.
• Bénéficiaires cibles : identifier et décrire les entités qui devraient bénéficier du projet proposé.
• Liens au S et E : mettre en évidence les liens du projet avec les indicateurs et cibles d’impact de la forêt modèle (voir Suivi et évaluation des Forêts Modèles).
• Progrès : décrire les progrès, qu’ils soient attribuables à des projets antérieurs de forêts modèles ou à d’autres activités qui contribuent au projet proposé.
• Sommaire financier : décrire le budget et les sources de financement, tant en espèces qu’en nature.
• Gestion : un aperçu de la façon dont les activités ou le projet seront gérés et par qui.
• Personne-ressource : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de la personne-ressource principale.

RÉSULTATS : Un résumé de chaque projet sélectionné.

ÉTAPE 3 : PRODUIRE UN PLAN DE TRAVAIL

Regroupez ces renseignements dans un seul document – le plan de travail annuel. Ce plan aidera à établir un équilibre entre ce que les intervenants aimeraient faire et ce qui peut raisonnablement être fait compte tenu des ressources disponibles.

Aperçu général d’un plan de travail annuel pour une Forêt Modèle :

1. Introduction

Un résumé de la façon dont le plan de travail a été élaboré, les points clés que la Forêt Modèle veut mettre en valeur et tout changement important depuis l’année précédente (p. ex., intervenants, budgets, gouvernance).

2. Lien avec le plan stratégique

À l’aide d’un modèle logique, d’un simple tableau ou d’une description, illustrez le lien entre les activités proposées et les résultats et impacts attendus de la Forêt Modèle.

3. Sommaire financier

Présentez le budget global du plan de travail annuel en regroupant les budgets liés aux activités dans un même tableau, en déterminant à la fois les ressources disponibles et les ressources supplémentaires nécessaires à la mise en œuvre efficace du travail.

4. Résumés des projets

Incluez les résumés de projet élaborés à l’étape 2.

RÉSULTATS : Projet de plan de travail annuel.

ÉTAPE 4 : APPROUVER LE PLAN DE TRAVAIL

Le plan de travail annuel doit être examiné et accepté par tous les intervenants de la Forêt Modèle. Voici quelques questions à prendre en considération :

• Les projets proposés sont-ils conformes aux orientations stratégiques énoncées dans le Plan stratégique de la Forêt Modèle?
• Les activités proposées mèneront-elles à la réalisation des résultats et des impacts attendus de la Forêt Modèle?
• Les activités proposées sont-elles fondées sur les besoins, les enjeux et les défis auxquels font face les intervenants?
• Les activités proposées répondront-elles aux besoins des entités qu’elles visent à aider?
• La Forêt Modèle a-t-elle la capacité de mettre en œuvre les activités proposées?
• Les organisations participantes sont-elles clairement identifiées pour les activités proposées?
• Un responsable d’activités est-il désigné?
• Les budgets sont-ils réalistes, exacts et complets?
• A-t-on évalué le besoin en ressources et la capacité de rivaliser pour les obtenir?
• Les activités proposées peuvent-elles être réalisées dans le délai d’un an prévu dans le plan de travail?
• Le plan montre-t-il que tous les intervenants intéressés ont participé au processus de planification?

Un responsable désigné, que ce soit le coordonnateur de la Forêt Modèle ou le comité de planification, etc., doit assumer la responsabilité ultime de veiller à ce que le plan de travail annuel aille de l’avant et soit mis en œuvre.

RÉSULTAT : Un plan de travail annuel définitif.

ÉTAPE 5 : PROCÉDER À LA MISE EN ŒUVRE ET AU SUIVI

Une fois le plan de travail annuel approuvé, il est utile de désigner un responsable chargé de la gestion quotidienne du projet et de veiller à ce que le travail progresse.

Le chef de projet doit également s’assurer que les dimensions sexospécifiques et environnementales soient prises en compte pour chaque activité.

Voici certaines dimensions sexospécifiques :

• Mieux comprendre les relations entre les sexes, la répartition du travail entre les hommes et les femmes, et qui a accès aux ressources et en a le contrôle.
• Utiliser des processus participatifs et inclure un large éventail d’intervenants masculins et féminins aux niveaux gouvernemental et de la société civile.
• Cerner les obstacles à la participation et à la productivité des femmes (p. ex., obstacles sociaux, économiques, juridiques, politiques, ou culturels).
• Mieux comprendre les besoins pratiques et les intérêts stratégiques des femmes et cerner les possibilités de les appuyer.
• Tenir compte des différents impacts du projet sur les hommes et les femmes et déterminer les conséquences à gérer.
• Établir des données de base, garantir des données ventilées selon le sexe, établir des cibles mesurables et déterminer les résultats et les impacts attendus et leurs indicateurs connexes.
• Décrire les risques prévus et élaborer des stratégies pour les réduire au minimum.

Voici certaines dimensions environnementales :

• Comprendre les caractéristiques environnementales du site du projet et leurs effets possibles sur le projet (p. ex., changements saisonniers).
• Déterminer les impacts environnementaux éventuels du projet et leur importance.
• Mettre en œuvre des stratégies et des mesures pour atténuer ou éliminer les impacts négatifs du projet et en accroître les avantages, et faire un suivi du projet pour s’assurer que ces mesures soient mises en œuvre efficacement.
• Intégrer les résultats et les impacts environnementaux aux autres résultats et impacts du projet.

Souvent, le chef de projet est responsable du suivi et de la production de rapports sur les impacts générés (ou non) par le projet, conformément au Cadre de suivi et d’évaluation des Forêts Modèles.

RÉSULTATS : Activités et projets mis en œuvre au cours de l’année et dont les résultats alimenteront les processus de production de rapports de la Forêt Modèle.

SUIVANT : Chapitre 5 : Suivi et évaluation des Forêts Modèles